L’automatisation est devenue un enjeu incontournable pour une Direction Financière. Elle permet aux utilisateurs des gains de temps importants, en fluidifiant et simplifiant les processus. Découvrez comment Alteca a automatisé ses reportings financiers grâce à la RPA.
Automatiser les parcours utilisateurs pour gagner du temps
Au sein d’une Direction Financière, le reporting financier peut s’avérer compliqué, générer des erreurs et être chronophage selon l’organisation des entreprises. Chez Alteca par exemple, le service financier devait traiter et consolider manuellement les données financières de nos 8 agences à chaque exercice. Nous avons choisi d’automatiser les reportings financiers pour gagner en temps et en fiabilité, afin de permettre à nos équipes de se concentrer sur d’autres tâches à valeur ajoutée. La DAF a naturellement fait appel à nos experts en RPA (Robotic Process Automation) – ou automatisation des processus par la robotique.
Comment ça fonctionne ? Le robot effectue la manipulation à la place de l’utilisateur, directement dans le Système d’Information de gestion. Il est capable de cocher/décocher les cases d’un tableur, pour passer d’un calcul à l’autre, d’une entité comptable à l’autre. Pendant la nuit, il génère les reportings prêts à être utilisés le lendemain par les collaborateurs du service et leur donner la vision financière des projets à un instant T.
L’intervention de robots représente de véritables gains de productivité et un confort pour les utilisateurs même pour des tâches à première vue très simples, et pourtant très chronophages.
« Arriver le matin et avoir ses traitements de calculs faits et ses reportings prêts à être utilisés, cela peut sembler être un détail. En réalité, la génération de ces rapports quotidiens n’est pas anodine en termes de temps. Dès le début de la journée, on peut se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.«
Xavier Philippot, Directeur Administratif et Financier Alteca
Ces technologies laissent l’utilisateur libre de ses décisions, puisqu’il peut tout de même si besoin, effectuer l’action manuellement à la demande. Un système de notifications est également intégré pour qu’il soit informé en cas de dysfonctionnement.
« Les robots déployés ont permis d’automatiser des tâches récurrentes et de garantir une interopérabilité entre diverses applications. Le dispositif a employé des compétences multiples : fonctionnelles comme techniques. La contribution de l’équipe IT a été un facteur clé pour la réussite du projet »
Fernanda Campillo, responsable pôle fonctionnel
Étude de faisabilité et priorisation des parcours à automatiser
La mise en œuvre d’un projet RPA doit s’approcher en 3 étapes : la phase de cadrage via l’étude d’opportunités, le déploiement et enfin l’industrialisation des robots. Chez Alteca, le cadrage des processus a débuté par la réalisation d’ateliers et d’interviews avec les collaborateurs du service.
L’objectif : lister les processus existants, comprendre la typologie des données collectées et l’évolutivité du parcours utilisateur pour définir la pertinence de l’automatisation. Le développement des robots dépend ensuite des résultats du tableau d’éligibilité, créé à la suite de ces ateliers et présenté dans notre article Comment cadrer efficacement son projet RPA?
De vastes champs d’applications
Si l’automatisation de ces processus est bien avancée, Alteca prévoit d’étendre ces optimisations à d’autres usages au sein le la Direction Financière. On peut par exemple imaginer utiliser l’Intelligence Artificielle pour automatiser le traitement des factures fournisseurs, grâce à la lecture automatique de documents et la reconnaissance de champs. L’objectif est de pouvoir proposer ces solutions éprouvées à nos clients.
La RPA chez Alteca c’est tout un centre de compétences organisé autour d’une RPA Factory pour nos projets internes et pour nos clients. Nos experts certifiés (RPA Busines Analyst, RPA Développeur, RPA Développeur Advanced, RPA Architect) travaillent avec la méthodologie de notre partenaire UiPath. Notre partenariat Silver avec UiPath nous permet de maitriser l’offre de bout en bout.
Notre RPA Factory est composée de développeurs, experts techniques et fonctionnels, afin d’accompagner les utilisateurs dans toutes les étapes du projet. Notre communauté RPA nous permet de capitaliser sur les bonnes pratiques, partager les réussites, et d’industrialiser la mise en œuvre et la maintenance des solutions. Les compétences couvrent la RPA de bout-en-bout : de l’étude au maintien en conditions opérationnelles des robots. Chez Alteca, l’offre « Automatisation des processus » est ancrée dans notre stratégie d’innovation pour accompagner nos clients dans la mise en place des changements structurels et organisationnels permettant de libérer des gains de productivité et d’augmentation de la valeur.
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